El acervo que resguarda la Fonoteca Nacional se conforma por audios provenientes de instituciones públicas y privadas y de coleccionistas particulares. Este patrimonio sonoro ingresa con el fin de ser conservado bajo estándares y normas internacionales. El proceso de preservación tiene como última etapa el acceso a la consulta y escucha de los audios, el cual se lleva a cabo a través de la Red Nacional de Fonotecas de la Fonoteca Nacional; esto quiere decir que, tanto en la audioteca Octavio Paz de la Fonoteca Nacional como en las fonotecas virtuales instaladas en distintos puntos de la República Mexicana, los usuarios pueden consultar y escuchar completos los audios que la Fonoteca Nacional ya ha inventariado, catalogado y digitalizado.
La Fonoteca Nacional no es dueña de los derechos de la mayoría de los audios que resguarda, por lo que no está facultada para entregar copias del material. Este patrimonio sonoro se agrupa bajo tres figuras legales:
- Acervo cuyos derechos no pertenecen a la Fonoteca Nacional ni son administrados por ésta (casos de música editada, coleccionistas particulares e instituciones).
- Acervo cuyos derechos no pertenecen a la Fonoteca Nacional pero sí son administrados por ésta (por ejemplo, instituciones como Radio UNAM, Instituto Mexicano de la Radio, Televisa Radio, entre otras).
- Acervo cuyos derechos pertenecen a la Fonoteca Nacional (primordialmente producciones de la Fonoteca Nacional).
La posibilidad de adquirir una copia es viable según la figura legal a la que el audio requerido pertenezca. Sólo es posible obtener copia de colecciones cuyos derechos son administrados por la Fonoteca o que pertenecen a ella. En el caso de la figura legal no. 1 no es posible obtener ninguna copia. Esto se aplica indistintamente para toda solicitud de audio, sin importar las razones para las que se vaya a usar el material.
Cuando el audio solicitado pertenece a la figura legal no. 2, la Fonoteca Nacional proporciona al usuario los datos de contacto de la institución correspondiente. Esto con el fin de que el solicitante se ponga en contacto directo y pida autorización para obtener una copia. Si esa institución lo aprueba, la Fonoteca Nacional procede a descargar el material y entregarlo al usuario (la entrega de audios en las instalaciones de la Fonoteca Nacional varía dependiendo de la institución poseedora de los derechos). La Fonoteca no entregará ningún audio que no haya sido previamente autorizado por la institución a la que pertenecen los derechos de ese audio.
Para realizar este trámite, paralelamente la Fonoteca Nacional requiere que el usuario entregue un oficio dirigido al titular de la Dirección General de esta institución, en el que exponga los motivos de su solicitud, destino que dará a los audios solicitados y lista de éstos (incluyendo número de inventario, título y colección, para lo cual es indispensable que el interesado acuda a la Audioteca Octavio Paz a realizar la investigación de audios pertinente).
Dicho oficio puede ser enviado como documento adjunto a los correos electrónicos que se le indiquen o puede entregarse impreso en las instalaciones de la Fonoteca Nacional. Para recoger la copia de los audios el solicitante podrá acudir en la fecha y el horario señalados por el personal de la Fonoteca Nacional con fotocopia de identificación oficial donde sea visible la firma, carta impresa donde conste la recepción de audios y el soporte en el que se entregarán los audios (USB o CD).
Cuando el audio solicitado corresponde a la figura legal no. 3, la autorización y entrega del audio dependerá exclusivamente de la Fonoteca Nacional. En este caso, el usuario deberá enviar adjunto por correo electrónico o traer personalmente un oficio dirigido al titular de la Dirección General de esta institución donde exponga los motivos de su solicitud, destino que dará a los audios solicitados y lista de éstos (incluyendo número de inventario, título y colección, para lo cual es indispensable que el interesado acuda a la Audioteca Octavio Paz a realizar la investigación de audios pertinente). Una vez revisada y aprobada la solicitud, el usuario podrá acudir en la fecha y horario señalados por el personal de la Fonoteca Nacional con fotocopia de identificación oficial donde sea visible la firma, carta impresa donde conste la recepción de audios y el soporte en el que se entregarán los audios (USB o CD).
Nota importante: Tanto en la figura legal 2 como en la 3, la carta de recibido de audios será entregada por el personal de la Fonoteca Nacional y deberá ser firmada por la misma persona que signó el oficio de petición. Asimismo, esta persona entregará una fotocopia de su identificación oficial y, en el caso de representar a una institución, deberá otorgar una copia de la certificación de existencia jurídica de la institución que representa.
Consideraciones:
- La entrega final de los archivos por parte de la Fonoteca Nacional toma como mínimo entre dos y tres semanas (y depende de la respuesta de las instituciones en los casos que requieran autorización), por lo que pedimos prever el tiempo en el que éstos son requeridos.En cualquier caso, la entrega de audios está supeditada a la carga laboral y a los tiempos de trabajo de la Fonoteca Nacional. Todas las solicitudes serán puntualmente atendidas.
- El inicio de un trámite para solicitar audios no garantiza su autorización y entrega. El proceso de adquisición de audios no tiene ningún costo.
- El número máximo de audios que pueden ser solicitados es de 30 tracks.
- Los lineamientos anteriormente estipulados deberán seguirse para toda solicitud de audio.
