La preservación sonora es un proceso integral de salvaguarda de los documentos sonoros en el que se les da la contención y el tratamiento adecuados para lograr su permanencia en el tiempo, reconociendo y atendiendo sus particularidades y su valor sociocultural como patrimonio de la humanidad.

El proceso integral de preservación se compone de las siguientes etapas o procedimientos: identificación, diagnóstico, inventario, conservación, digitalización y catalogación.

Identificación

El proceso de preservación de un documento sonoro debería iniciar, idealmente, desde el momento en el que fuera producido, por lo que podemos decir que existen algunos documentos con los que llevamos un atraso considerable, pues éstos podrían llevar hasta cien años sin un proceso de preservación. Además de “ponernos al corriente” con todos esos registros sonoros que no se han preservado a lo largo de la historia, tenemos que atender las nuevas producciones que se generan día con día y promover que se siga registrando todo lo que compone nuestro entorno sonoro, para de esta manera ir cerrando poco a poco la brecha de rezago que tiene en riesgo a gran parte de nuestro patrimonio sonoro.

Pero, ¿cómo vamos a preservar un documento que no sabemos que existe? Los registros sonoros que conforman nuestro patrimonio se encuentran diseminados en los más variados lugares y bajo la tutela de diferentes personas, quienes la mayoría de las veces no tienen los medios para preservarlos o desconocen su valor sociocultural. La falta de inventarios y de otras herramientas que nos permitan tener certeza de la ubicación, la cantidad y el estado de deterioro en el que se encuentran los registros, son otras de las problemáticas de la preservación de nuestro patrimonio sonoro.

Diagnóstico

Este proceso permite conocer el estado que guarda un soporte sonoro con el fin de implementar las medidas necesarias para su conservación, así como los tratamientos que deberán recibir.

Inventario

El inventario es una herramienta documental que permite tener un registro total del número de soportes que conforman el acervo e identificarlos con un código único e irrepetible. En el inventario se hace una primera descripción en la que se enuncian de manera general los datos básicos del soporte: título, tipo de soporte, colección a la que pertenece, procedencia, categorías en las que se puede clasificar el contenido, entre otros.

Conservación

El propósito es garantizar la transmisión de un objeto en el mismo aspecto en que éste ha llegado a nosotros, a través de procesos que eviten la alteración de sus materiales y su función. La conservación abarca muchas actividades en diversos niveles de atención, desde las que tienen que ver con atender las propiedades exclusivas del soporte (materiales que lo componen, tratamientos adecuados), hasta las que controlan el ambiente que lo rodea (clima, temperatura), pasando por las de la manipulación a la que se someten (la manera como se empacan, se trasladan, se restauran, se reproducen, se consultan). La conservación de los documentos sonoros nunca termina: es una tarea de gestión permanente.

Digitalización

Es el proceso mediante el cual, a partir de una señal analógica, se obtiene una representación de la misma en formato digital.

Digitalizar la información sonora de los documentos implica muchos beneficios, pues permite salvaguardar la grabación en un soporte más estable y seguro, y conservarla incluso si su soporte original llegara a perderse; además, se pueden hacer múltiples copias sin deteriorar su calidad, ser consultadas por más de una persona de manera simultánea, así como ser reutilizadas una y otra vez sin que se altere el soporte original.

Catalogación

La catalogación es un proceso de control documental que consiste en la descripción detallada de los documentos sonoros, tanto de sus contenidos como de su forma física. Es una de las actividades fundamentales para la identificación, organización y recuperación de información importante que permita conocer a profundidad el contenido de los documentos sonoros. Para llevar a cabo este proceso es necesario escuchar y analizar la información que viene contenida en la grabación. Los datos obtenidos se organizan y sistematizan en catálogos que posibilitan y enriquecen el acceso a los documentos. Para llevar a cabo el proceso de catalogación se deben considerar los lineamientos nacionales e internacionales en la materia.